TL;DR:
Cet article explique les étapes pour mettre en place un projet de RPA (automatisation des processus robotiques) dans une entreprise. Les principales phases comprennent l’analyse du projet, la recherche d’un sponsor, la constitution d’une équipe technique et l’identification des équipes métier concernées. Le succès du projet dépend de la collaboration entre les différentes parties prenantes et de la volonté de l’entreprise à adopter l’automatisation.
Article complet:
Félicitations ! Vous allez jouer le rôle de CAO ! Chief Automation Officer ! 😁
Ce nouveau rôle apparaît dans les entreprises qui sont conscientes que l’automatisation est une nécessité pour l’organisation. Mais avant de demander une voiture de fonction, qu’on vous double votre salaire et que l’on vous garantit un parachute doré, il va falloir montrer que vous êtes capable de tenir ce rôle.
Vous avez lu toute la théorie sur la RPA. Vous savez ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas ! Vous savez reconnaître les processus propices à être automatisés et les pièges à éviter.
Maintenant cela devient concret: nous allons voir comment mettre en place un projet de RPA. Maintenant ce n’est plus un travail de fond. Maintenant vous allez être exposé !
Il va falloir prendre votre bâton de pèlerin et faire le tour de l’entreprise pour trouver les personnes ad hoc pour vous soutenir dans la démarche. Et cela va de la direction, car vous avez besoin d’un sponsor. Jusqu’à la petite main qui fait le travail au quotidien. C’est l’une des particularités de la RPA et c’est aussi cela qui la rend si intéressante comme projet.
Voici les grandes étapes pour mettre en place un projet de RPA:
- Phase d’analyse du projet
- Recherche d’un Sponsor
- Monter votre équipe technique
- Identifier l’équipe ou les équipes métier
Regardons la phase d’analyse du projet RPA
Il s’agit ici d’analyser et d’identifier les grosses mailles de ce qui est attendu du projet par l’entreprise.
Tout d’abord il vous faut comprendre ce que l’entreprise attend du projet. Et si l’entreprise c’est vous, alors il faut vous demander ce que vous désirez réellement.
Est-ce juste un essai pour voir ? Est-ce un projet argumentaire, car le conseil d’administration en émet le souhait ? Est-ce qu’il y a une vraie volonté de suivre le lapin blanc dans son terrier et transformer à jamais la façon de travailler ?
Ces questions sont importantes, car les réponses vont fixer votre marge de manœuvre ! Ensuite il faut bien comprendre que pour la RPA, l’essayer c’est souvent l’adopter. Encore faut-il que cela se passe pas trop mal !
Et comme toute chose que l’on fait pour la première fois, je ne vous le cache pas, au début cela sera difficile et vous allez rencontrer des soucis à résoudre. Cependant, une fois que les bases sont en place, le projet d’automatisation prendra du “momentum” et transformera l’entreprise.
Donc selon la bonne volonté présente pour votre projet de RPA, vous pouvez être plus ou moins ambitieux. Évidemment, si votre projet de RPA est juste argumentaire, commencez modestement pour assurer la réussite et démontrez les bénéfices ! Si au contraire l’entreprise est “all-in” vous pouvez y aller plus franchement et avec plus de moyens.
Car oui, pour réaliser votre projet d’automatisation, vous aurez besoin de moyens : de moyens informatiques et de moyens en personnel, et qui plus est, de personnel bien spécifique.
Comme vous l’avez déjà vu, un premier projet de RPA fait bien de commencer par une preuve de valeur, suivi d’un processus pilote avant de passer à l’automatisation généralisée.
Pour cela, il va vous falloir trouver un premier processus propice à automatiser. Nous avons déjà vu la méthodologie pour identifier facilement un de ces processus. Ce premier processus va vous permettre d’exprimer votre besoin en technique et en personne.
Recherche d’un sponsor
Comme vous vous en êtes rendu compte, un projet RPA va impacter toute l’entreprise. Et comme l’humain est contre le changement, vous allez forcément rencontrer des résistances qu’il vous faudra traiter ! Certaines personnes n’en voudront pas de votre automatisation. Les employés peuvent avoir peur de perdre leurs emplois et certains responsables d’équipe auront peur que leur équipe, qui est leur raison d’être, soit mise éventuellement en question.
C’est pour cela qu’il vous faut trouver un sponsor bienveillant. Une personne qui est favorable à votre projet et qui est respectée par les personnes de l’entreprise. Cela peut être le CEO, le responsable RH, le responsable de site, etc … Vous devez vous assurer du soutien infaillible de cette personne. Car vous n’êtes pas à l’abri de rencontrer des moments difficiles avec votre projet d’automatisation RPA.
Si vous êtes le patron, il peut être intéressant d’avoir une autre personne plus proche des employés qui soutient votre démarche. Cela sera un facilitateur plus qu’un sponsor, mais sera également très utile pour votre projet.
Monter votre équipe technique
Et oui pour réaliser votre projet de RPA vous aurez besoin d’une équipe technique. Et quand on parle d’équipe technique, c’est plutôt au sens large. En fait, il s’agit des personnes qui vont réaliser l’automatisation.
Donc votre équipe technique sera composée de:
- Un chef de projet pour le suivi (vous ?)
- Un Business analyste (BAN) pour l’analyse des processus
- Des personnes de votre département informatique pour l’intégration
- Des développeurs d’automatisation
Évidemment, un partenaire de qualité va vous faciliter la vie. Il se chargera de toute la partie analyse de processus et de développement. Il vous facilitera également la partie intégration. Cependant vous devrez tout de même avoir accès au département informatique, car en fin de compte ce sont eux les propriétaires des clefs de votre infrastructure informatique.
Si vous travaillez sans partenaire, soyez conscient qu’il vous faut du monde avec expérience ou qu’il va vous falloir prévoir du temps pour la monter en compétence. Un développeur RPA est une personne bien particulière comme nous l’avons déjà vu.
Un développeur RPA expérimenté peut, sans autre, remplacer le business analyste. De plus, c’est plus efficace si c’est lui-même, qui a fait l’analyse du processus, qui doit automatiser.
Le nombre de développeurs RPA va déterminer votre capacité à automatiser. Mais ne tombez pas dans le piège des chefs de projet: neuf femmes enceintes ne permettent pas de créer un enfant en un mois !
Identifier la ou les équipes métiers
Évidemment, pour analyser les processus, vous devrez avoir accès aux gens métier qui l’exécutent. Sauf si vous choisissez l’approche “Top-Down”, qui est l’analyse technique. Mais cela est hors de notre périmètre, car cela est un projet en soi.
Donc vous devez pouvoir aller voir les gens du métier pour analyser les processus. Cela va demander du temps à ces personnes. De plus, ces mêmes personnes ont probablement un certain nombre de réticences. C’est là que le sponsor peut vous être utile.
Vous aurez besoin des personnes du métier pour analyser le processus, mais également lors de sa mise en place. C’est-à-dire pour le tester et le valider !
Pour le premier processus, essayez de choisir un groupe qui vous est favorable, qui fera preuve de bonne foi et de bienveillance pour votre projet. Cela sera nettement plus facile et le succès sera plus évident.
Il faut bien se rendre compte que le premier processus est le plus difficile !
Pour finir et pour conclure
Voilà vous savez maintenant ce qu’il vous faut pour mettre en place un projet de RPA !
À vous de jouer !