TL;DR:
Dans cet article, Marc Berthold explique comment identifier les bons processus à automatiser, en particulier pour les PME. Il propose une approche plus intuitive, basée sur une checklist de caractéristiques (fastidieuse, chronophage, répétitive, etc.). En plus de ces critères, il mentionne la « valeur métier spécifique » pour évaluer l’intérêt d’automatiser certaines tâches. Il souligne l’importance du ROI (retour sur investissement) et propose d’animer des ateliers pour faciliter l’identification des processus à automatiser. Enfin, il invite à le contacter pour un accompagnement personnalisé.
Article complet:
C’est comme pour les chasseurs, il y a les bons processus pour être automatiséet les mauvais processus ! Et toute la question est de comment les différencier !
C’est exactement cette discussion que j’ai eu, il y a quelques jours, avec un client qui hésitait à se lancer dans la démarche.
Je lui ai expliqué qu’il y avait deux approches possibles: une technique et une plus intuitive !
L’approche technique est de lancer une compagne d’analyse des processus métier de l’entreprise à l’aide d’outil technique en allant scruter les journaux d’activité des différents logiciels du métier, notamment l’ERP !
Notre partenaire UiPath à des outils immensément qualifié pour cela, comme le “Task Mining”, le “Process Mining” et le “Task Capture”, pour n’en citer que quelques-uns. On appelle cela la phase “Discovery”.
Évidemment, cela est la grosse artillerie, c’est un projet en soi qui est adapté pour les grosses structures. Il n’y a rien a en redire, cela fonctionne parfaitement et met en lumière des éléments souvent surprenants sur l’application des processus au sein de l’entreprise ! Cela permet d’identifier les non-conformités, les erreursd’application et la volumétrie des processus.
Sincèrement: c’est beau et c’est fort ! 😄
Cependant, pour une PME, sans même parler d’une TPE, tout cela est un peu comme utiliser un canon pour tuer une mouche ! C’est vrai que cela ne laisse aucune chance à la mouche ! Mais je vous laisse imaginer l’état du salon ! 😓
En effet, cette démarche technique est souvent trop complexe et trop onéreuse à mettre en œuvre ! Il est donc nécessaire de se rabattre sur une autre méthode, plus intuitive.
Les personnes du métier connaissent intuitivement les processus propices à l’automatisation. Ce sont les processus ou tâches qui sont “chiants” !
Oui, c’est peut-être un peu direct; n’empêche que cela est vrai et parlant ! Bon, je vous l’accorde, parlons plutôt de tâches et de processus fastidieux; cela fait plus professionnel !
Et pour être totalement honnête avec vous, les tâches fastidieuses ne sont qu’une partie de la réponse ! Car si la tâche est fastidieuse, cela ne veut pas directement dire qu’elle est propice à l’automatisation. Cela serait tout de même un peu simpliste. Il y a tout de même quelques autres critères.
Voici la checklist des caractéristiques nécessaires pour qu’une tâche ou un processus soit propice à l’automatisation:
- Est-ce que cette tâche est fastidieuse ?
- Est-ce que cette tâche est chronophage ?
- Est-ce que cette tâche est répétitive ?
- Est-ce que cette tâche répond à des règles métiers clairs ?
- Est-ce que les données nécessaires pour cette tâche sont structurées ?
Si la réponse à ces questions est chaque fois dans l’affirmative, cela représente un bon candidat pour l’automatisation. Mais, il est tout de même nécessaire de creuser un peu plus et de déterminer le ROI (Return Of Investment; Retour sur investissement) pour chaque tâche. Et pour cela les deux facteurs les plus importants sont le côté chronophage et l’aspect répétitif de la tâche.
Plus une tâche demande de temps et plus elle est répétée, plus son ROI sera favorable à l’automatisation.
Il n’y a pas besoin d’être un génie pour comprendre qu’une tâche qui demande 30 minutes de travail une fois par année, aussi fastidieuse soit-elle, ne sera pas un bon candidat pour l’automatisation, car son ROI est forcément faible !
Je suis certain que parmi vous il y a des personnes qui se disent que tout ne se mesure pas en francs ! Et vous avez raison !
C’est le moment de parler d’un critère supplémentaire qui peut faire pencher la balance. Ce critère, je l’ai pompeusement baptisé: “Valeur métier spécifique”. Oui, car “le truc en plus” ne faisait pas vraiment professionnel dans un tableau blanc ou dans un tableau Excel!
Il existe de très bonnes raisons d’automatiser des tâches ou processus qui ne sont pas financières. Par exemple:
- Une tâche effectuée une fois par année en peu de temps, mais sujette à des erreurs par sa complexité. Et que cette erreur peut avoir des conséquencesimportantes ou que la récupération de cette erreur est difficile. On parle de risque ici, évidemment;
- On désire que les personnes exécutant une tâche ne voient pas le processus;
- On désire simplement pour des raisons humaines d’éliminer les tâches pouvant être automatisées. Car on désire que le temps qu’une personne passe devant son écran apporte de la valeur.
Bref, vous avez compris le principe !
Le calcul du ROI est un sujet un peu plus problématique, car pour le déterminé exactement on a besoin de connaitre des facteurs qui sont inconnu à ce moment de l’analyse. Par exemple, il est important de connaitre combien de temps a besoin un robot pour exécuter une tâche automatisée pour ensuite calculer l’économie de temps, etc. …
Malgré tout, une bonne bonne estimation est possible avec de l’expérience de l’automatisation. Malheureusement, je ne peux pas vous donner de règles simples pour cela. Le mieux que je puis dire est de me contacter !
Personnellement, lors de la phase de découverte, j’aime animer des ateliersd’identification de processus avec les personnes du métier.
Cela me permet de vérifier assez simplement et rapidement si cela vaut la peine d’implémenter de la RPA ou non. Et souvent, cela donne du grain à moudre.
Maintenant vous avez tous les éléments pour identifier les processus qui sont propices à être automatisé. 😁
Si cela vous semble trop fastidieux ou que vous préférez vous faire accompagner, contactez-moi pour en parler. Comme cela on peut regarder ensemble comment je peux vous aider dans cette démarche ! Cela ne vous engage en rien.