TL;DR:
Dans cet article, Marc Berthold explique les différences entre les robots RPA assistés et non assistés ainsi que leurs applications. Les robots assistés sont des assistants virtuels qui fonctionnent sur l’ordinateur d’un utilisateur et nécessitent une interaction avec l’utilisateur, tandis que les robots non assistés travaillent sur un serveur sans interaction avec l’utilisateur. Les robots hybrides combinent les deux approches, mais présentent des défis en termes de coûts et d’efficacité. Le choix entre les différentes options dépend des besoins spécifiques de l’entreprise, de son budget et de son degré d’automatisation souhaité.
Article complet:
Je vous mets quoi ? Un robot assisté ou un robot non assisté ?
Oui c’est absurde, on n’achète pas des licences RPA comme on fait nos courses chez le boucher ou le maraicher ! Évidemment, acheter une licence se fait sur des critères rationnels et non sur l’envie du moment !
Surtout qu’entre un robot assisté et un robot non assisté, il y a un facteur de 4 ou 5 dans le prix annuel. On doit donc faire le bon choix !
Les Robots assistés
Quand je parle de robots ici, il s’agit de robots RPA qui sont plus assimilables à des assistants virtuels, vu qu’il s’agit uniquement de logiciels avec aucune représentation physique. Donc le terme “robot” est en quelque sorte abusé.
Bref, un robot assisté est un assistant virtuel qui fonctionne sur le poste de l’utilisateur pour le remplacer. Pour effectuer les processus à une vitesse bien supérieure que l’humain.
La plupart du temps, pendant que le robot fonctionne, le poste de l’utilisateur est bloqué. Il est à noter que certaines astuces permettent de traiter un certain nombre de choses en tâches de fond, afin de ne bloquer le poste qu’un minimum de temps.
Cela ne semble pas être avantageux ! Bloquer le poste de l’utilisateur semble problématique ! Et franchement cela l’est ! Mais alors, pourquoi utiliser des robots sur un poste de travail ?
Les robots, les assistants virtuels sont utiles quand il y a “beaucoup” d’interactions avec l’utilisateur. C’est-à-dire quand le traitement du processus doit être interrompu pour attendre des informations de l’utilisateur.
C’est typiquement le cas quand il n’y a pas moyen d’effectuer le choix sur des éléments tangibles disponibles digitalement ! Exemple : L’assistant visuel prépare un courrier en combinant un certain nombre d’éléments de notre système d’informations, mais n’a pas de moyen de savoir si ce courrier doit être envoyé par courrier, par courrier contre signature ou par email ! Ou encore quand il s’agit de vérifier la digitalisation de texte manuscrit, typiquement n’importe quel manuscrit d’un médecin.
Mais il y a également d’autres raisons moins tangibles comme un manque de confiance dans la technologie. C’est intéressant, mais il arrive fréquemment quand on met en place les premiers processus automatisés que les gens du métier, les utilisateurs de l’automatisation, me disent : “Je n’ai pas confiance dans le robot et comment il fait son travail. Je veux pouvoir le contrôler !”
Cela semble illogique, car on le sait, l’assistant visuel fera toujours exactement la même chose. Et la « même » chose ne signifie pas la « bonne” chose. Et quand on est méfiant de la technologie ou réfractaire au changement, cela a de l’importance. De plus, personne n’a dit que l’humain était foncièrement logique.
Les Robots non assistés
Contrairement au robot assisté, cet assistant fonctionne sur un serveur sans interaction d’utilisateurs. On peut dire qu’il fonctionne à la cave sans l’aide de personne. Ce qui est juste.
Cet assistant virtuel est chargé avec plusieurs processus automatisés et ceux-ci sont exécutés selon un certain déclencheur préétabli. Par exemple, un processus peut être exécuté tous les matins à six heures. Un autre à la réception d’un mail d’un certain expéditeur avec certaines informations, etc. Bref, vous avez compris le principe des déclencheurs.
La différence majeure avec le robot assisté est que ce type de robot n’attend pas d’interaction utilisateur et peut donc fonctionner 24h/24j et 7j/7j ! Cela permet évidemment d’abattre plus de traitement. Mais il coule de source que le désavantage, c’est qu’il est difficile d’interagir avec ces robots non assistés. C’est-à-dire qu’il est impossible de l’utilisateur d’interagir avec les robots pendant l’exécution. C’est donc impossible de créer des boites de dialogue pour présenter des choix ou demander des informations à un utilisateur.
Les Robots hybrides
Les robots hybrides essayent de combiner le meilleur des deux mondes, c’est-à-dire qu’ils offrent une interface pour interagir avec les robots non assistés.
Je vous vois déjà venir, vous allez me dire : “où est le problème ? On utilise des assistants hybrides partout et on n’a pas de soucis !”. Eh bien, vous vous en doutez, ce n’est pas si simple. Comme souvent, d’ailleurs.
Comment fonctionne un robot hybride ? Et bien à la base, c’est un robot non-assisté à qui on refile une interface centralisée pour présenter des choix à l’utilisateur. Mais, comme ce type de robot est fait pour exécuter non-stop des processus, quand ils ont besoin d’une entrée utilisateur, le processus est suspendu et la requête est ajoutée à une liste que l’utilisateur devra traiter le moment venu.
Donc cela va créer potentiellement beaucoup de processus suspendus et une longue liste de choses à traiter. De plus, cette interface centralisée est plutôt organisée comme liste et est nettement moins sympa qu’une boite de dialogue.
Et niveau licence, cela s’annonce également coûteux, car souvent l’accès à cette interface est licencié par l’utilisateur. Ce qui fait vite exploser les coûts !
Donc, oui l’idée est intéressante et peut régler un certain nombre de cas de figure, mais ce n’est pas le miracle pour tous les cas de figure !
Encore quelques informations pour rendre la chose plus compliquée
L’expérience m’a montré que la plupart des processus métiers peuvent être automatisés sans intervention d’un utilisateur. Ce qui signifie que la plupart des processus peuvent être (et devraient être) automatisés avec des robots non assistés.
Cela a plusieurs avantages : cela ne bloque pas l’utilisateur ; l’utilisateur ne peut créer des interruptions impromptues ; le robot peut traiter plus de tâches ; le robot peut traiter des données 24h/24h et 7j/7j.
De plus, les robots non assistés sont facilement scalables si on a besoin de monter en capacité de traitement.
Par contre, ils sont 4 à 5 fois plus chers qu’un robot assisté !
Il faut aussi noter qu’un robot assisté peut très bien exécuter une automatisation prévue pour un robot non-assisté, mis à part la partie déclencheur.
Mais alors que choisir ?
Cela dépend ! C’est la réponse juste. Et en même temps totalement inutile. Donc regardons cela d’un peu plus près. Pour comprendre les implications et faire un bon choix.
Déjà, un point déterminant est le fait, si un des processus automatisés nécessite absolument une interaction d’un utilisateur, alors il faut, nécessairement, un robot assisté par utilisateur. Sinon, un robot non assisté fera mieux l’affaire !
Une entreprise qui commence avec de l’automatisation n’a probablement pas envie de se lancer avec tête baissée et directement investir dans un robot qui coûte 4 à 5 fois le prix d’un robot d’entrée de gamme. Même si ce dernier est plus adapté à terme si l’automatiser fait son chemin dans l’entreprise. Dans ce cas de figure, c’est peut-être intéressant de choisir un robot assisté pour le processus pilote, voire les quelques premiers processus. Puis, uniquement passer sur un robot non-assisté et garder le robot assisté pour l’évaluation et la formation des utilisateurs.
Pour les entreprises qui savent qu’ils vont automatiser toute une panoplie de processus et n’ont pas de doute sur l’automatisation, elles peuvent directement passer au robot non assisté (si les processus le permettent).
Et pour les entreprises avec peu de moyens ou qui n’ont qu’une poignée de processus à automatiser, il se peut que 2 ou 3 robots assistés fassent l’affaire. Et cela sera toujours moins coûteux qu’un robot non-assisté.