TL;DR:
Pour traiter les résistances et les peurs liées à l’automatisation et la mise en place de la RPA (Robotic Process Automation), il est crucial de bien communiquer les objectifs et les avantages, d’accompagner les collaborateurs dans le changement et de les impliquer dans les décisions. Il faut également détecter les résistances, être transparent sur les objectifs financiers et humains, et assurer un suivi après la mise en place. En adoptant une approche positive et en impliquant tous les niveaux de l’entreprise, il est possible de surmonter les craintes et de réussir l’implémentation de la RPA.
Article complet:
Les changements dans une entreprise peuvent parfois s’avérer compliqués. En effet, entre les collaborateurs réfractaires, le manque d’information, les peurs de licenciement ou encore les « vieux de la veille », certains changements ne sont pas approuvés par tous.
Et cela peut notamment être le cas pour la RPA. Je vous donne donc toutes les clés pour traiter toutes les résistances et les peurs qui peuvent arriver lors de la mise en place de la RPA : de la préparation au changement au suivi du changement réalisé.
Comment savoir si la mise en place de votre RPA est réussie ?
La RPA peut parfois être compliquée à mettre en place, notamment pour les personnes qui ont une habitude ancrée depuis des années. Pour cela, il est essentiel que tout le monde soit impliqué dans ce changement mais surtout qu’ils comprennent tous l’intérêt de la RPA. Voici les 5 actions à mettre en place qui sont, pour moi, très importantes si vous souhaitez que votre RPA soit réussie.
La première étape est d’expliquer à chacun ce que la RPA va changer dans les méthodes de travail. Une bonne communication est donc la clé pour que la RPA soit bien intégrée et surtout bien comprise de tous. En effet, certains peuvent être réfractaires car ils penseront qu’ils vont être licenciés et remplacés par des robots. D’autres seront réfractaires car ils penseront que cela ne sert à rien. Il est donc essentiel de les rassurer, de leur faire comprendre que la RPA est avant tout un avantage pour tous et non pas un frein dans leur travail.
La seconde étape est d’accompagner les collaborateurs dans le changement. En effet, certains peuvent être perdus, notamment les plus anciens qui ne sont pas habitués aux nouvelles technologies. Il est donc essentiel de prendre le temps d’accompagner chaque corps de métier et même chaque personne individuellement. Cela permettra à la fois de les rassurer, de les encourager mais également de faciliter la mise en place de la RPA.
La troisième étape est la mise en action. Une RPA ne peut être mise en place que si les personnes apprennent les marches à suivre et les fonctionnements.
La quatrième étape est de faire participer toute l’entreprise. Du CEO à la femme de ménage, tout le monde doit être au courant qu’une RPA est mise en place, ses avantages mais également comment cela va se dérouler. Tout le monde doit être impliqué dans ce changement pour qu’il soit réussi.
La dernière étape importante pour une mise en place réussie de la RPA est l’esprit positif. En effet, en adoptant un esprit positif, les collaborateurs le seront aussi et le changement se fera plus facilement. Pour cela, il est essentiel de bien préparer les autres étapes.
Si les ressources humaines n’ont pas le temps de s’en occuper ou si elles n’ont pas les ressources ou encore les connaissances pour faire cet accompagnement, il faut absolument s’appuyer sur des personnes externes compétentes.
Détecter les résistances et les peurs liées au changement
Comme vu précédemment, vous serez probablement confronté à des collaborateurs qui seront réfractaires et résistants et qui craindront le changement qu’implique la RPA. Pour cela, il est donc essentiel de faire un point sur la situation actuelle. Cela vous permettra de comprendre leurs résistances et leurs peurs afin de les surmonter ensemble.
Pour analyser la situation actuelle, vous devrez vous informer sur le climat qui règne au sein de l’entreprise au global et dans chaque service. Il sera essentiel de faire des points sur ce que pensent les différents collaborateurs. Certaines personnes n’auront pas assez de courage pour dire ce qui ne va pas, ils craindront les conséquences. Il peut être intéressant de mettre en place un questionnaire totalement anonyme pour que chacun puisse répondre librement. Cela vous permettra d’avoir un meilleur aperçu de l’ambiance qui règne dans l’entreprise mais également de savoir comment ils ont pu vivre d’autres changements effectués. En effet, cela sera également l’occasion pour vous de savoir si les autres processus mis en place ont bien été vécus par les collaborateurs.
De plus, vous devrez également vérifier que les valeurs de l’entreprise soient bien transmises et de manière correcte. Vous pourrez également vérifier que les valeurs véhiculées sont équivalentes à celles traduites dans la réalité.
Communiquer les objectifs du projet d’automatisation
Pour accompagner l’entreprise au changement, il faut communiquer les objectifs du projet d’automatisation à chacun. Pour cela, il est indispensable d’être transparent avec tous les collaborateurs. Vous ne présentez pas une campagne présidentielle où vous avez besoin de cacher la vérité. Les collaborateurs vous en remercieront si vous êtes le plus transparent possible.
Dans un premier temps, il est essentiel de présenter l’objectif de la mise en place du nouveau projet RPA. Pourquoi ? Pour quel service ? Pour qui ? Comment ? … Cela n’est qu’un aperçu de toutes les questions que les collaborateurs peuvent se poser. Il est donc important d’y répondre et de montrer les raisons de la RPA. Cette étape de présente est très importante car elle va participer au fait que les collaborateurs adopteront ce changement plus facilement. Il sera donc important de rappeler les plus-values ajoutées à l’entreprise au global, par service et pour chaque poste.
Être transparent, c’est à la fois dire les bénéfices mais également les risques que cela implique. En expliquant tous les détails aux collaborateurs, ils seront préparés également aux risques qui peuvent arriver. Ils seront donc prêts pour faire face à des problématiques et sauront réagir plus rapidement. À l’inverse, si vous ne leur en parler pas, ils se sentiront probablement trahis ou encore coupables d’avoir mal effectué leur travail.
Les objectifs financiers VS RH
Les RPA vont permettre de faire gagner du temps aux collaborateurs. Il est donc essentiel de prendre en compte leurs besoins en se demandant ce que l’on peut leur apporter en plus. Cela peut être sur le plan financier comme sur le plan humain.
Vous pourrez donc développer leurs compétences en leur proposant des formations, soit pour évoluer soit pour se spécialiser. C’est ce que l’on appelle une évolution horizontale ou verticale.
Accompagner les collaborateurs
Lors d’une mise en place d’une RPA, il est important d’impliqué tous les collaborateurs. Il faut les accompagner pour le changement soit efficace et réussi. Ils doivent adhérer au concept et pour cela, il n’y a rien de mieux que de les impliqué dans les décisions.
La communication sur le projet et les objectifs sera donc essentiel. Pour cela, il peut être intéressant de mettre en place des Workshops, soit en équipe soit avec les managers et les cadres dirigeants. En créant des petits groupes, les personnes seront plus aptes à parler et bénéficieront d’un temps de parole plus long pour s’exprimer correctement. Les collaborateurs pourront donc être entendus afin de prendre en considération leurs besoins. Vous pourrez donc adapter le projet et votre manière de communiquer en fonction de ce qu’il en ressort de ces Workshops. Si les cadres dirigeants et les managers sont convaincus que la RPA est un projet porteur et qu’ils en parlent positivement, leurs équipes le seront également.
Pour les personnes les plus réfractaires ou ayant des difficultés dans la mise en place de ce changement, il pourra également être envisageable de mettre en place des coachings personnel. Cela les aidera à mieux appréhender le projet RPA et de s’adapter plus facilement au changement. Ils seront donc beaucoup plus efficaces et ce, plus rapidement.
Pour finir et pour conclure …
Cette étape est indispensable ! Et oui, si vous souhaitez que la mise en place de la RPA soit réussie et qu’elle perdure, il est essentiel de faire un suivi. C’est à ne surtout pas oublier !
Dans un premier temps, vous devrez vous assurer de la satisfaction des équipes et des cadres. Le mieux est de voir sur le terrain comment cela se passe, si les outils sont bien pris en main et si les collaborateurs sont satisfaits de la mise en place de la RPA. Cela permettra également de mettre en avant des points à améliorer. Il faudra donc en prendre compte pour les projets futurs. Il sera essentiel de trouver des alternatives pour de nouveaux projets et trouver des solutions pour améliorer la RPA. Ensuite, il faudra mesurer les KPI (Indicateurs clés de performance) afin de voir l’évolution du changement et savoir si la RPA a apporté les résultats escomptés.
Bonne journée !